Bylaws

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Epigraphe
Principles irrévocables

  • Le nom OESO n’est pas modifiable.
  • Le caractère multi-disciplinaire de l’OESO n‘est pas modifiable.
  • Le caractère international de l’OESO n’est pas modifiable.
  • Les devoirs des membres du Conseil d’Administration sont stipulés  dans la Charte de l’OESO.
  • La dissection d’un sujet par des réponses en 5 minutes à une série de questions étant une caractéristique originale de l’OESO, ce format spécifique ne sera pas modifié et demeurera le socle des Congrès de l’OESO.

 


Article I


Membres
Alinéa 1 : OESO comportera des membres Actifs et des membres Honoraires.

Alinéa 2 : Membres Actifs.

2.1 La qualité de membre Actif pourra être attribuée aux médecins, chirurgiens, ou chercheurs ayant fait preuve d'un intérêt régulièrement maintenu dans le domaine de la gastroentérologie, et particulièrement dans celui de l'oesophagologie.
L'Assemblée Générale des membres Actifs sera en charge de l'élection des membres du Conseil d'Administration de l'OESO.
Les membres Actifs pourront postuler au titre de membre du Comité Scientifique Permanent ou d'une Commission (cf Articles IV et V).
Les membres Actifs bénéficieront d'un droit d'inscription réduit aux congrès de l'OESO, d'un tarif préférentiel pour les ouvrages ou autres publications de l'OESO, et d'une priorité pour les diverses activités proposées sur le réseau inter-universitaire de Télémédecine de la Fondation OESO. Ils recevront régulièrement le Bulletin de l'OESO (page 9, 4.4).

2.2 Election des membres.
La demande d'adhésion devra être accompagnée d'une lettre faisant état des qualifications professionnelles et des motivations personnelles du candidat.

2.3 Le Commission des Candidatures (cf Article V, 4.1) évaluera les qualifications de chaque candidat et en soumettra une liste sélectionnée aux membres du Comité Scientifique Permanent de l'OESO pour élection lors de sa réunion annuelle.
L'élection se fera à la majorité simple des membres présents. La qualité de membre Actif deviendra effective immédiatement après l'élection.

2.4 Les candidats n'ayant pas été retenus par la sélection initiale de la Commission des Candidatures seront éliminés. Il leur sera toutefois possible de postuler de nouveau après un intervalle d'une année.

2.5 Les candidats retenus par la Commission des Candidatures mais n'ayant pas obtenu un nombre suffisant de voix lors du vote du Comité Scientifique Permanent pourront être reproposés par la Commission l'année suivante.

Alinéa 3 : Membres Honoraires.

La qualité de membre Honoraire sera décernée à des membres Actifs ayant apporté une contribution significative à la chirurgie, à la gastroentérologie, ou aux sciences fondamentales, principalement dans le domaine de l'oesophagologie.

Les membres Honoraires seront élus par le Comité Scientifique Permanent sur proposition du Président de l'OESO.

Les membres Honoraires ne pourront pas être candidats à élection ou nomination au Conseil d'Administration ou dans les autres instances de l'OESO. Ils pourront toutefois poursuivre une activité consultative auprès de tout membre du Bureau, du Conseil d'Administration, ou des diverses Commissions de l'OESO.

Les membres Honoraires conserveront leur droit de vote.

Alinéa 4 : Cotisations.

Les membres Actifs  mais pas les membres Honoraires  seront redevables d'une cotisation proposée par le Conseil d'Administration et approuvée par vote de l'Assemblée Générale. Le Conseil d'Administration pourra dispenser de cotisation certains membres Actifs s'il le juge approprié.

Le non paiement d'une cotisation pendant deux ans malgré relances justifiera une suspension ou l'annulation de l'adhésion par le Conseil d'Administration.

La sanction pourra être levée au paiement de tous les arriérés.

Alinéa 5 : Démission - congédiement.

La démission d'un membre est possible à tout moment par lettre adressée au Secrétaire de l'OESO.

En cas de conduite contraire aux règles de la profession, de l'éthique, ou de violation du Règlement de l'OESO, le congédiement d'un membre pourra être décidé par vote du Conseil d'Administration.

 

 

Article II

 

Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration est l'organe exécutif de l'OESO.

Ses membres seront tous issus du Comité Scientifique Permanent.

Les premiers membres du Conseil d'Administration seront de droit les signataires du document fondateur liminaire ci-dessus.

Alinéa 1 : Composition.

1.1 Le mandat des Administrateurs sera de deux (2) ans, susceptible d'être renouvelé pour deux périodes supplémentaires de deux (2) ans au plus.

1.2 Les Administrateurs seront au nombre de onze (11) au minimum.
Un Partenaire contractuel pourra siéger au Conseil d'Administration avec voix consultative.

Alinéa 2 : Candidatures.

Les propositions pour les fonctions d'Administrateur seront faites par la Commission des Candidatures comme précisé dans l'Article VI, 4.1.

Alinéa 3 : Election.

L'élection des Administrateurs aura lieu lors de la réunion annuelle de l'Assemblée Générale. L'élection sera acquise à la majorité simple.

Alinéa 4 : Vacance et démission.

Toute vacance du Conseil d'Administration sera l'objet d'un remplacement comme stipulé dans l'Article VI, 4.1.

Un membre du Conseil d'Administration pourra démissionner à tout moment par lettre adressée au Secrétaire de l'OESO ou, à défaut, à un autre membre du Bureau.

En cas de décès, démission, changement d'activité ou incapacité sérieuse du Président du Conseil d'Administration, le Président-désigné le remplacera dans ses fonctions.

Alinéa 5 : Pouvoirs.

Tous les pouvoirs de l'Association seront exercés par le Conseil d'Administration, qui pourra déléguer à un membre du Bureau ou à des Commissions des pouvoirs particuliers, tels que spécifiés dans ce Règlement.

Le Conseil d'Administration élit les membres du Bureau et les membres des Commissions.

Le Conseil d'Administration se réunira pour juger de toute accusation de manquement professionnel ou de violation des statuts par un membre, et le Conseil aura seul pouvoir de demander un complément d'information, d'entendre des explications, et de décider culpabilité ou innocence.

Alinéa 6 : Réunions.

6.1 Le Conseil d'Administration se réunira chaque année avant l'Assemblée Générale.

6.2 Des réunions spéciales du Conseil d'Administration pourront être convoquées par le Président avec délai préalable d'au moins quatre (4) semaines.Une réunion spéciale pourra être également convoquée par le Président, avec un délai préalable similaire, si une requête à cet effet lui a été soumise par écrit par au moins quatre (4) Administrateurs.

 

 

Article III

 

Bureau

Alinéa 1 : Le Bureau de l'OESO sera composé d'un Président, d'un Président-désigné, d'un Vice-Président, d'un Secrétaire Général, d'un Trésorier, d’un Directeur Exécutif et d’un Directeur Exécutif délégué élus par les membres du Conseil d'Administration parmi les membres du Comité Scientifique Permanent.

Le Bureau désigne les membres de la Direction Scientifique (Art.IV).

Le Président, le Président-désigné et le Vice-Président sont élus pour un mandat de deux (2) ans, coïncidant avec les Congrès de l'OESO.

La durée du mandat des membres du Bureau pourra être modifiée en fonction de la date de tenue du congrès suivant.

Les autres membres du Bureau sont élus pour un mandat de deux (2) ans renouvelable.

Le cas échéant, la présence des membres du Bureau au sein du Conseil d'Administration sera prolongée de la durée nécessaire à l'achèvement de leur mandat.

1.1 Président.

Le Président a la responsabilité exécutive de l'OESO et de toutes actions relevant de cette fonction. Il est Président du Conseil d'Administration.

Il/elle valide tous les actes requérant la signature du Président et est membre de droit, avec capacité de vote, de toutes les Commissions Permanentes.

Le Président de l'OESO pourra donner à un ou plusieurs membres du Bureau, au nom de l'OESO, mandat de prendre part à tout contrat, d'éxécuter tout acte, ou de signer tous chèques et autres ordres pour paiement de factures ou règlement de dettes.

Le Président devra représenter, selon un processus de permutation, l'un des domaines suivants : gastroentérologie, chirurgie ou sciences fondamentales.
Le Président bénéficiera, pour la durée de son mandat, de la coopération du précédent Président ainsi que du Président désigné.

1.2 Président-désigné.

En cas d'empêchement du Président, le Président-désigné sera en charge de ses fonctions et aura attribution de ses pouvoirs.

Le Président-désigné devra représenter un domaine professionnel différent de celui du Président. Il succèdera au Président.

En cas de décès, démission, changement d'activité ou incapacité sérieuse du Président, le Président-désigné deviendra Président.

1.3 Vice-Président.

En cas d'empêchement ou d'incapacité du Président et du Président-désigné, le Vice-Président sera en charge des fonctions, droits et pouvoirs du Président jusqu'à ce que le Conseil d'Administration ait procédé à l'élection d'un Président et d'un Président-désigné.

Le Vice-Président devra représenter un domaine professionnel différent de ceux du Président et du Président-désigné. Il succèdera au Président-désigné.

L'élection d'un nouveau Vice-Président sera organisée tous les deux (2) ans ou en cas de décès, démission, changement d'activité ou incapacité sérieuse du Vice-Président.

1.4 Secrétaire Général.

Le Secrétaire Général assiste à toutes les réunions de l'Association et en effectue le compte rendu.

Il/elle est le dépositaire des archives et du cachet de l'OESO. Le Secrétaire Général a le pouvoir d'apposer ce cachet sur tout document officiel le nécessitant et le légalisera par sa signature. Le Secrétaire Général pourra proposer au Président de nommer un Secrétaire-Assistant, disposant du droit de signature, pour les activités courantes.

Le Secrétaire est membre de droit, avec vote, de toutes les Commissions Permanentes.

En coopération avec les autres membres du Bureau, le Secrétaire Général définit la stratégie de l’Organisation.

1.5 Trésorier.

Le Trésorier est responsable des fonds de l'OESO. Il/elle est le dépositaire de toutes les cautions, fonds et diverses sommes d'argent appartenant à OESO.

Le Trésorier contrôle également les décisions d'investissement, prépare le budget et les comptes vérifiés devant être présentés chaque année au Conseil d'Administration.

Le Trésorier est de droit Président de la Commission des Finances.

1.6 Directeur Exécutif.

Le Directeur Exécutif met en oeuvre la stratégie de développement de l’Association définie par le Président et les membres du Bureau.
Il/elle convoque les réunions du Conseil d’Administration, de la Direction Scientifique, du Comité Scientifique Permanent, et de l’Assemblée Générale.

Le Directeur Exécutif est membre de droit, avec vote, de toutes les Commissions Permanentes.
Il/elle coordonne les activités de l’OESO avec celles de la Fondation OESO.

1.7 Directeur Exécutif Délégué.

Il/elle est responsable du fonctionnement de l’Association avec les mêmes attributions que le Directeur Exécutif.

1.8 Directeur de la Communication

Il/elle est garant de l’image de l’Association.

Il/elle  est en charge des relations de l’OESO avec les autres Sociétés scientifiques et de sa place dans le réseau multi-media.

Il/elle supervise la visibilité de l’OESO lors des congrès de Gastroentérologie dans le monde.

Il/elle contribue à l’expansion de l’OESO par ses initiatives pour en augmenter la représentation  dans le monde (cf Art.VII).

1.9 Président d’Honneur

Sur proposition du Conseil d’Administration et après avis favorable de la Direction Scientifique et du Comité Scientifique Permanent, le Titre de Président d’Honneur de l’OESO pourra être proposé à une personnalité éminente, qui contribuera à l’image et à l’expansion de l’Association.

Alinéa 2 : Election.

L'élection des membres du Bureau aura lieu lors de la réunion du Conseil d'Administration précédant la réunion du Comité Scientifique Permanent.

 

 

Article IV

Direction Scientifique

Alinéa 1 : Buts.

En coopération avec les membres du Bureau  et du Comité Scientifique Permanent,

la Direction Scientifique définit la stratégie scientifique de l’OESO.

Elle dirige et anime les activités du Comité Scientifique Permanent.

Alinéa 2 : Activités.

Représentant diverses disciplines, les membres de la Direction Scientifique sont responsables de l’adoption finale du programme des congrès biennaux de l’OESO.

Dans l’intervalle des congrès, ils supervisent, avec la Commission de la Recherche et celle de l’Enseignement et de l’Informatique, les activités de FMC entreprises dans le cadre de l’OESO

et de la Fondation OESO (cf Art.VI, alinea 4, 4.4 – 4.5).

Alinéa 3 : Nomination.

La Direction Scientifique comporte un Directeur et dix (10) membres au plus représentant plusieurs des disciplines représentées dans l’OESO, désignés par le Bureau après approbation par le Comité Scientifique Permanent.

La durée du mandat de ses membres est de  deux (2) ans, renouvelable 2 fois.

 

 

 

Article V

Comité Scientifique Permanant

Le Comité Scientifique Permanent est la particularité originale de l'OESO.

Il représente sa structure directrice polydisciplinaire.

Ses membres seront de droit experts du réseau de la Fondation OESO.

Alinéa 1 : Composition.

1.1 Membres.

Le Comité Scientifique Permanent comprendra au plus 90 membres, élus parmi les membres Actifs de l'OESO auxquels pourra être adjoint un Responsable des Relations Publiques.

Les premiers membres du Comité Scientifique Permanent seront désignés par le Conseil d'Administration fondateur.

1.2 Disciplines.

Les membres du Comité Scientifique Permanent représenteront les disciplines suivantes :

Physiologie – Biomecanique – Radiologie-Endosonographie – Endoscopie – Gastroenterologie-Motricité – Pharmacologie clinique – Biochimie - Chirurgie – Chirurgie endoscopique –
Oto-laryngologie-orthophonie-deglutition – Pediatrie – Anatomie Pathologique – Biologie Moleculaire – Oncologie – immunogénétique-biotechnologie – Epidemiologie.

La liste de ces disciplines sera susceptible d'être étendue à d'autres domaines.

Alinéa 2 : Candidatures.

Les propositions au titre de membre du Comité Scientifique Permanent seront faites avant la réunion annuelle du Comité par la Commission des Candidatures, tel que stipulé dans l'Article VI, 4.1.

Alinéa 3 : Election.

L'élection éventuelle de nouveaux membres du Comité Scientifique Permanent se fera lors de la réunion annuelle de ce Comité selon le processus suivant :

Sur proposition de la Commission des Candidatures, le Comité Scientifique Permanent exprimera son vote d'après un curriculum vitae de chaque candidat mettant en évidence ses activités de recherche dans les différents domaines de l'oesophagologie.

En cas d'un ou de plusieurs votes négatifs, un second vote sera effectué au sein d'une Commission de trois (3) membres du Comité Scientifique Permanent comprenant :

  • un gastroentérologue,
  • un chirurgien,
  • et un spécialiste du domaine du candidat.

Le rôle de cette Commission sera d'étudier le cas et de donner la décision finale.

Alinéa 4 : Vacance, démission, congédiement.

Toute vacance dans le Comité Scientifique Permanent sera l'objet d'un remplacement comme stipulé dans l'Article VI, 4.1.

Tout membre du Comité Scientifique Permanent, s'il n'est plus susceptible de consacrer une part suffisante de son temps à l'oesophagologie, et n'est plus de ce fait en mesure de continuer à soutenir les activités polydisciplinaires de l'OESO, pourra démissionner à tout moment en faisant part de sa décision par lettre recommandée au Président de l'OESO.

En cas d'incapacité reconnue ou de grief pour non respect des règles professionnelles ou de l'éthique exprimé à l'encontre d'un membre du Comité Scientifique Permanent, sa démission pourra être demandée par d'autres membres selon la procédure suivante :

Une demande, cosignée par cinq (5) membres au moins devra être envoyée au Président trente (30) jours avant la réunion annuelle du Comité.

Le congédiement devra réunir un vote positif des trois quarts des membres présents lors de la réunion annuelle.

Alinéa 5 : Pouvoirs.

Le Comité Scientifique Permanent est en charge, avec le Conseil Scientifique, de la Direction Scientifique de l'OESO.

5.1 Il élit les candidats recommandés par la Commission des Candidatures au titre de membre Actif ou de membre Honoraire.

5.2 Il élit les nouveaux membres du Comité Scientifique Permanent comme stipulé dans l'alinéa 3 ci-dessus.

5.3 Il approuve la nomination des membres de la Direction Scientifique proposés par le Bureau.

5.4 Il discute, modifie et approuve définitivement toutes propositions présentées pour des études pouvant être coordonnées par OESO.

5.5 Il élit les Présidents des Congrès, leurs Secrétaires Généraux et les membres des Comités d'Organisation.

5.6 Il discute le thème, l'énoncé des questions, la composition des topic forums et des symposiums qui constitueront le programme des Congrès de l'OESO proposé par la Commission des Congrès.

5.7 Il approuve le budget des Congrès et leur financement, proposés par la Commission des Congrès.

5.8 Il approuve les propositions de coopération offertes par d'autres Sociétés scientifiques.

5.9 En bref, le Comité Scientifique Permanent veille à la bonne conformité des activités de l'Association avec les buts de l'OESO, tels qu'exprimés dans l'Article III des Statuts.

 

 

Article VI

 

Commissions

Alinéa 1 : Buts.

Des Commissions permanentes auront un rôle consultatif auprès du Conseil d'Administration et du Comité Scientifique Permanent.

Leurs membres seront désignés par le Conseil d'Administration parmi les membres Actifs de l'OESO.

Alinéa 2 : Formation.

Sur décision du Conseil d'Administration, des Commissions composées de membres Actifs faisant ou non partie du Comité Scientifique Permanent et comportant trois (3) membres au moins peuvent se voir confier la charge de superviser certaines activités de l'OESO.

Leur nombre n'est pas limité.

Le Conseil d'Administration pourra établir des règles administratives particulières pour le fonctionnement de ces Commissions.

Il pourra décider de recruter tous collaborateurs spécialisés et employés jugés nécessaires pour la bonne marche des Commissions.

Alinéa 3 : Pouvoirs.

Les pouvoirs, charges et durée d'existence des différentes Commissions seront déterminés par le Conseil d'Administration.

Alinéa 4 : Commissions Permanentes.

Le Président, le Directeur Exécutif, le Directeur Exécutif Délégué et le Secrétaire Général seront de droit membres de toutes les Commissions Permanentes. Ils pourront donner pouvoir de les représenter à un membre d'une Commission.

4.1 Commission des Candidatures.
Son Président sera désigné par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de l'OESO. Son mandat de deux (2) ans, renouvelable 3 fois.
La Commission aura pour charge l'évaluation des candidatures au titre de membre de l'OESO et recommandera au Comité Scientifique Permanent les candidats qui lui semblent réunir les conditions requises.
La Commission aura également pour charge de proposer pour élection ou nomination une liste de candidats Administrateurs, membres du Bureau, membres du Comité Scientifique Permanent ou membres d'une Commission à la réunion annuelle des instances appropriées.
Le nombre des membres de la Commission et la durée de leur mandat seront déterminés par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de la Commission.

4.2 Commission des Congrès.
Une Commission, nommée par le Conseil d’Administration, sera mise en place pour chaque congrès mondial de l’OESO.
En coopération avec les Présidents des sessions, la Commission aura pour rôle de sélectionner et d'assembler les questions, topic forums, symposiums et diverses sessions qui constitueront le programme des congrès biennaux de l'OESO selon leur formule spécifique et originale. Elle les proposera au Comité Scientifique Permanent et aux membres de la Direction Scientifique.
En coopération avec la Commission des Finances, elle contribuera à réunir les subventions nécessaires et à établir le budget des Congrès de l'OESO.
En accord avec le Conseil d'Administration, la Commission pourra déléguer l'organisation d'un Congrès à un Organisme spécialisé approprié.

4.3 Commission des Finances.
Son Président sera le Trésorier de l'OESO (cf Article III, 1.5).
Ses membres seront désignés par le Conseil d’Administration.
La Commission des Finances aura pour charge d'établir et de proposer au Conseil d'Administration un budget annuel et contribuera à l'établissement du budget de l'OESO et de celui des congrès. La Commission surveillera et vérifiera la gestion financière, les comptes annuels, les contrats, les investissements et tous autres sujets relatifs aux finances de l'OESO.
La Commission pourra également faire des recommandations au Conseil d'Administration concernant toutes initiatives pouvant être éventuellement envisagées dans la ligne de la vocation de l'OESO.
Le nombre des membres de la Commission et la durée de leur mandat seront déterminés par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de la Commission.

4.4 Commission de la Recherche.
Son Président sera désigné par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de l'OESO. Son mandat sera de deux (2) années, renouvelable 3 fois.

La Commission proposera à la discussion du Comité Scientifique Permanent et de la Direction Scientifique les projets d'études polydisciplinaires pouvant être entrepris dans le cadre de l'OESO, ou en coopération avec d'autres Organisations.

Elle sera chargée de la publication du Bulletin de l'OESO (OESO Newsletter), destiné à tenir les Membres de l'OESO au courant des derniers développements de la recherche dans les différents domaines de l'oesophagologie.

Le nombre des membres de la Commission et la durée de leur mandat seront déterminés par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de la Commission.
Ils devront représenter trois domaines : gastroentérologie, chirurgie, sciences fondamentales.

4.5 Commission de l'Enseignement et de l'Informatique.
Son Président sera désigné par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de l'OESO. Son mandat sera de deux (2) ans, renouvelable 3 fois.
Le nombre des membres de la Commission et la durée de leur mandat seront déterminés par le Conseil d'Administration sur proposition du Président de la Commission.
En coopération avec la Direction Scientifique, la Commission proposera des programmes éducatifs dans les diverses disciplines précisées dans l'Article V, alinéa 1, dans le cadre de l'OESO et de la Fondation OESO ou en coopération avec d'autres Organismes.
La Commission sera en particulier responsable de la contribution de l'OESO au réseau de la Fondation OESO, pour toutes les activités prévues sur l'Internet pour ce portail de gastroentérologie.
La Commission de l'Enseignement et de l'Informatique aura également la charge d'évaluer tout document soumis par les membres de l'OESO pour publication sur le réseau de la Fondation OESO.

 

 

 

Article VII

 

Représentation de l'OESO

Sur proposition du Directeur de la Communication (cf Art.III, alinea1-1.8) une Représentation de l'OESO pourra être mise en place sur les cinq continents, avec possibilité d’ouverture dans diverses villes d’un Bureau de l’OESO.

Chaque Représentation de l’OESO (Constitution, Article IV, alinéa 4) sera dirigée par un Délégué Général désigné par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration pour un mandat de 3 années renouvelable.

Le nombre des membres de chaque Représentation sera déterminé par le Délégué Général.

 

 

Article VIII

 

Finances

Alinéa 1 : Année fiscale.

L'année fiscale correspond à l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Alinéa 2 : Comptes bancaires.

Tous les fonds de l'OESO non utilisés seront régulièrement déposés au crédit de l'OESO dans toute banque, ou auprès d'autres Organismes dépositaires désignés par le Conseil d'Administration.

Alinéa 3 : Budget annuel.

Un budget annuel sera préparé par le Trésorier pour être présenté à l'Assemblée Générale.

 

 

Article IX

 

Notifications

En cas de notification devant être adressée à un membre du Bureau, un Administrateur ou un membre de l'OESO conformément aux dispositions des Statuts, celle-ci devra être adressée par le Secrétaire General par courrier, fax ou courrier électronique à l'adresse figurant sur le fichier de l'OESO.

 

 

Article X

 

Amendements

Sur proposition du Conseil d'Administration, le présent Règlement intérieur, mis à part les termes de l’épigraphe initial, pourra être modifié lors de l'Assemblée Générale : une notification devra avoir été au préalable adressée à chaque membre 30 jours au moins avant l'Assemblée Générale.

La majorité simple des votants sera requise.

 

 

 

 

Règlement intérieur

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